Politique de confidentialité de l’Administration Communale d’Aubel

Informations concernant l’Administration communale d’Aubel (ci-après, « le responsable du traitement »):

Administration communale d’Aubel
Place Nicolaï 1
4880 Aubel
Tél.: 087/68.01.30
Coordonnées du DPO : ZHBvQGF1YmVsLmJl

Table des matières :

Pourquoi cette politique de confidentialité ?
Qui traite vos données personnelles ?
a. Le responsable du traitement.
b. Le sous-traitant.
c. Responsabilité du responsable du traitement.
Quelles sont les données personnelles collectées, et comment ?
Quelles sont les finalités de la collecte et du traitement de vos données personnelles ?
Qui reçoit vos données personnelles ?
Licéité du traitement.
Conservation de vos données.
Quels sont vos droits ?
Comment pouvez-vous exercer ces droits ?
Mise à jour.

Pourquoi cette politique de confidentialité ?
L’Administration communale d’Aubel est un service public local. Ses missions sont nombreuses et encadrées notamment par le Code de la démocratie locale et de la décentralisation.
Nous collectons et traitons vos données personnelles conformément à la Loi du 30 juillet 2018 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après, la « Loi Vie Privée ») et au Règlement européen du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « Règlement »).

L’Administration communale est pleinement consciente de sa responsabilité d’assurer une protection optimale des données à caractère personnel de toutes les personnes physiques pour lesquelles elle détient des données et s’engage à tout mettre en œuvre pour être en conformité avec le Règlement général sur la protection des données (ci-après « le RGPD », selon son acronyme français).

La présente politique a pour objectif d'expliquer comment l’Administration communale traite (collecte, utilise et conserve, entre autres) les données à caractère personnel de toutes les personnes physiques dont elle collecte les données dans le cadre de ses missions ainsi que les mesures que nous prenons pour en préserver la confidentialité et la sécurité.
Qui traite vos données personnelles ?
a. Le responsable du traitement :
Le responsable du traitement est la personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens techniques et juridiques du traitement des données personnelles. Le responsable du traitement vous concernant est l’Administration communale d’AUBEL. L’Administration communale s’engage également à traiter et à conserver vos données de manière proportionnée au regard des finalités déterminées.

b. Le sous-traitant :
Le sous-traitant est toute personne physique ou morale qui traite les données personnelles à la demande et pour le compte du responsable du traitement. L’Administration communale choisit soigneusement ses sous-traitants. Chaque sous-traitant doit offrir des garanties suffisantes quant aux mesures de sécurité techniques et organisationnelles entourant le traitement des données.

c. Responsabilité du responsable du traitement :
L’Administration communale s’engage à prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir un traitement sûr de vos données personnelles. L’Administration communale est tenue de documenter et de communiquer à l’autorité de contrôle compétente, dans les délais fixés par le Règlement, toute faille de sécurité susceptible de représenter un risque pour les droits et libertés des personnes concernées.
Quelles sont les données personnelles collectées, et comment ?
Une donnée à caractère personnel est toute information se rapportant à une personne physique susceptible d’être identifiée ou identifiable, directement ou indirectement (ci-après « données »).

L’Administration communale collecte uniquement des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités déterminées, explicites et légitimes pour lesquelles elles sont traitées.

L’Administration communale collecte vos données notamment lorsque vous introduisez une demande liée aux missions de l’administration, vous visitez son site web, vous postulez à un emploi proposé par l’Administration communale, etc.

Pour la bonne gestion de vos demandes et dossiers, nos agents pourront être amenés à récolter les catégories de données suivantes :

• Données d’identification (par exemple : nom, prénom, numéro de carte d’identité, numéro de téléphone, mail…) ;

• Données concernant des caractéristiques personnelles (par exemple : photo d’identité, âge, sexe, date et lieu de naissance…) ;

• Données concernant des caractéristiques du logement (par exemple : adresse, types de logement…) ;

• Données physiques (par exemple : une photo d’identité permettant de distinguer la couleur de vos cheveux, de vos yeux…) ;

• Composition du ménage ;

• Profession et emploi ;

• Données judiciaires (par exemple : demande de casier judiciaire…) ;

• Etudes et formations (par exemple : en cas de candidature, vous seriez amené à nous communiquer une copie de vos diplômes, un CV…) ;

• Données financières (par exemple : votre numéro de compte en banque, l’identité du titulaire du compte en banque…) ;

• Habitude de vie, loisirs…

Cette liste est exemplative et non limitative.
Quelles sont les finalités de la collecte et du traitement de vos données personnelles ?
L’Administration communale agit dans le cadre de ses missions légales telles que définies dans le Code de la démocratie locale et de la décentralisation. Le traitement de vos données personnelles est donc essentiel au bon fonctionnement et à l’organisation de l’Administration communale. L’Administration communale est susceptible de traiter vos données notamment aux fins suivantes :

• La gestion des registres de l’Etat civil, permis de conduire, carte d’identité ;

• La gestion des taxes et redevance ;

• La gestion des permis divers (au sein du service urbanisme, environnement…) ;

• La gestion des relations avec le public ;

• La gestion des écoles communales ;

• La gestion des services à la population tels que décrits sur notre site web ;

• Ou plus généralement encore, la bonne gestion de vos dossiers afin d’accomplir nos missions de services publics.

Cette liste est exemplative et non limitative.

En fournissant vous-même vos données personnelles à l’Administration communale, vous exercez un contrôle sur celles-ci. Si certaines informations s’avèrent fausses ou incomplètes, nous nous réservons le droit de refuser, temporairement ou définitivement, certaines opérations prévues.
Qui reçoit vos données personnelles ?
Vos données personnelles sont en premier lieu destinées à être utilisées exclusivement à des fins internes à l’Administration communale. En aucun cas nous n’utilisons vos données à des fins commerciales. Par ailleurs, l’Administration communale a pris toutes les mesures techniques et organisationnelles possibles pour éviter tout accès ou toute utilisation illicite de vos données personnelles.

L’Administration communale partage certaines de vos données personnelles avec diverses instances publiques ou institutions privées dans le cadre de l’exécution de ses missions, lorsqu’elle y est tenue en vertu de la loi ou d’une décision de justice.

L’Administration communale transfère certaines de vos données à ses sous-traitants dans la mesure strictement nécessaire au fonctionnement d’applications ou systèmes de gestion existants auxquels l’Administration communale a souscrit. Les contrats liant l’Administration communale à ses sous-traitants portent une attention particulière aux données à caractère personnel afin de répondre aux exigences du RGPD. En effet, la communication à ces tiers se fait uniquement aux fins précisées ci-devant, dans les limites des fondements de licéité et moyennant le respect des droits fondamentaux tels que le secret professionnel et les garanties appropriées requises par le RGPD.
Licéité du traitement.
Dans le cadre de ses missions, l’Administration communale n’utilise vos données que sur base d’au moins un des fondements suivants, conformément à l’article 6 du RGPD :

• Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle l’Administration communale est soumise ;

• Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investie l’Administration communale ;

• Vous avez consenti au traitement de vos données pour une ou plusieurs finalités spécifiques ;

• Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat, ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande.

Exceptionnellement, dans certains cas, le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par l’Administration communale.
Conservation de vos données.
L’Administration communale conserve vos données personnelles :
• Conformément aux dispositions légales applicables ;

• Lorsqu’il n’existe pas de disposition légale prévoyant une durée de conservation des données, aussi longtemps que nécessaire à l’exécution du traitement concerné (ces délais étant prolongés de la durée de prescription légale).
Quels sont vos droits ?
Dans ses articles 12 à 22, le RGPD garantit différents droits aux personnes concernées telles que vous-même. Néanmoins, certains de ces droits sont soumis à des conditions légales. Ils pourront être exercés aux conditions prévues par la réglementation et sous réserve de ne pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers (secret professionnel, vie privée, etc.). En tant que personne concernée, vous avez notamment les droits suivants pour les données à caractère personnel vous concernant faisant l’objet d’un traitement par l’Administration communale :

Droit à l’information : conformément au principe de transparence du RGPD, vous avez le droit à une information claire sur les données vous concernant conservées et traitées par l’Administration communale ;

Droit d’accès aux données à caractère personnel : vous avez le droit de consulter vos données à caractère personnel et d’en obtenir une copie gratuite ;

Droit de rectification : vous avez le droit de demander la rectification de toute donnée inexacte et d’obtenir que les données incomplètes soient complétées ;

Droit à l’effacement : vous avez le droit de demander l’effacement de vos données à certaines conditions, notamment lorsqu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées. Il convient toutefois de souligner que ce droit à l’effacement ou à l’oubli cèdera le pas dans le cas où un intérêt supérieur est en jeu et compte tenu des obligations légales de conservation de l’Administration communale ;

Droit à la limitation du traitement : vous avez le droit de demander que l’utilisation de certaines de vos données soit suspendue, le cas échéant temporairement, notamment quand celles-ci font l’objet de contestations (à l’exception du traitement de conservation des données);

Droit au retrait du consentement : pour autant que le traitement soit effectué sur base de votre consentement, vous avez le droit de retirer celui-ci à tout moment, sans que cela porte atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci;

Droit à la portabilité de données : seulement si le traitement est effectué sur base de votre consentement préalable ou pour l’exécution d’un contrat, vous avez le droit de demander à récupérer les données que vous avez fournies pour un usage personnel ou pour les transmettre à un tiers de votre choix, dans un format lisible par une machine, lorsque cela est techniquement possible.
Comment pouvez-vous exercer ces droits ?
Vous pouvez exercer vos droits en renvoyant le formulaire de demande daté et signé :

• par e-mail à notre DPO à l’adresse suivante : ZHBvQGF1YmVsLmJl

• par envoi postal à :
Administration communale d’Aubel
Place Nicolaï, 1 - 4880 Aubel

Vous pouvez télécharger le formulaire de demande au format PDF en cliquant ICI.

Attention !
La demande doit être envoyée avec une copie recto de votre pièce d’identité.

Si vous estimez que l’Administration communale n’a pas protégé et/ou traité vos données personnelles conformément aux réglementations en vigueur, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données :

Autorité de protection des données
Rue de la Presse, 35 - 1000 BRUXELLES
Tél.: 02/274.48.00
E-mail : Y29udGFjdEBhcGQtZ2JhLmJl
Site web : https://www.autoriteprotectiondonnees.be
Mise à jour.
L’Administration communale est susceptible de mettre à jour sa politique de confidentialité à tout moment. Les modifications seront toujours communiquées clairement aux utilisateurs dans la présente politique de confidentialité.

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